utilizando trello para fazer kanban

Kanban com Trello: Guia Completo para Gerenciamento de Processos

Todos nós de certa forma somos gerentes de projeto. Não importa se você está gerenciando o desenvolvimento de um novo aplicativo e expandindo sua startup, trabalhando em um novo projeto empresarial ou apenas tentando fazer algo para você mesmo como um simples “DIY” (Faça Você Mesmo), você está sempre gerenciando um projeto de alguma forma.

O sucesso do seu projeto depende de muitos fatores, mas um dos motivos mais comuns pelos quais os projetos falham é a falta de gerenciamento ou a má gestão. Não importa quão pequena sua equipe seja, ou com que clareza seus requisitos sejam documentados, se você não gerenciar sua equipe adequadamente, seu projeto estará fadado ao fracasso.

 

Ferramentas para Gerenciamento de Processos

 

Para quem tem hábitos mais digitais e prefere fazer o gerenciamento dos processos online ao invés de quadros físicos, hoje existem diversas ferramentas online que oferecem soluções de Kanban, algumas das mais conhecidas são MeisterTask, Bixtrix24, Trello, Zenkit e Jira.

Porém antes de sair escolhendo qualquer ferramenta disponível no mercado, ou até mesmo se você já utiliza alguma das ferramentas mencionadas e está pensando em fazer uma migração, deve considerar alguns pontos importantes:

  1. Qual é a facilidade com que você manipula as colunas e tarefas do seu quadro?
  2. Os cartões são fáceis de criar?
  3. Você consegue ajustar os quadros de acordo com suas necessidades de tempos em tempos?
  4. Qual é a flexibilidade da ferramenta que você utiliza?
  5. Você leva muito tempo para realizar essas mudanças?

 

Esses pontos de certa forma resumem o trabalho do Kanban, por isso não devem ser somente fáceis, mas visualmente agradáveis e se possível, divertidos.

Caso você não esteja muito familiarizado ainda com o Kanban, pode conferir alguns exemplos práticos de kanban aqui além de conhecer um pouco mais sobre essa metodologia.

 

Trello x Kanban

 

De todas as opções disponíveis no mercado, o Trello é uma das plataformas online de gerenciamento de projetos mais famosa atualmente, com milhões de usuários em todo o mundo. Um dos motivos para sua popularização é justamente sua facilidade de uso e por ser uma ferramenta gratuita também.

Esta é uma ferramenta inicialmente pensada e desenvolvida para ser utilizada com o Kanban, isso é possível de se verificar pela sua estrutura padrão que é definida em colunas e a criação de cartões para representar as tarefas seguindo o conceito fundamental do Kanban.

Você pode criar quadros de projetos, em cada quadro você pode criar quantas colunas quiser e em cada coluna pode adicionar um número bem alto de cartões, tudo isso em questão de segundos.

A questão com o Trello esbarra justamente nos pontos mencionados no início, porque apesar de ser uma ótima ferramenta e simples de ser utilizada, ela tem muitas limitações, o que faz com que grandes empresas com projetos mais complexos acabem optando por alternativas diferenciadas.

Por isso você deve entender quais são suas reais necessidades não só do momento presente dos seus projetos, mas como eles irão se comportar no futuro.

 

Como dar os primeiros passos do Kanban no Trello

 

Primeiro, vamos entender como funciona a estrutura básica do Trello para que fique mais fácil de entrar nos detalhes técnicos de como fazer cada coisa específica.

Com o Trello é possível:

1) Criar Quadros

Um quadro ou board em inglês é basicamente o seu projeto, cada projeto pode conter diversas colunas que representam as etapas do seu processo.

criando um quadro no trello

 

2) Criar Colunas

As colunas como mencionado acima, serão as etapas do seu processo geral, ou por onde deve passar cada cartão /tarefa, sendo que não há um limite pré estabelecido de quantas você pode criar.

criando uma coluna no trello

 

3) Criar Cartões de Tarefas

Cada cartão criado deve representar uma tarefa e ficam posicionados dentro das colunas. É possível customizar os cartões e adicionar uma série de informações como membros, etiquetas coloridas personalizadas, checklists, datas de entrega, anexos dentre outras coisas.

Ao adicionar um cartão, você pode facilmente criar uma tarefa. Cada tarefa deverá ser executada por você ou um membro da equipe.

criando um cartão no trello

 

Os cartões no Trello podem ser personalizados de várias maneiras:

  • Atribuir membros da equipe responsáveis ​​pela execução de uma tarefa específica
  • Escolher uma cor para colocar nas tags dependendo do que você gostaria de agrupar
  • Definir datas de vencimento para uma tarefa
  • Adicionar Anexos
  • Criar uma checklist customizada que mostra o progresso que você está tendo com uma tarefa
  • Adicionar comentários em um cartão e todos serão notificados sobre qualquer alteração feita nele.

 

Apenas olhando para o cartão, sem abrir a visão detalhada, você pode ver  por exemplo:

  • Qual etapa do processo essa tarefa representa, se é uma pendência ou algo prestes a ser finalizado
  • O nome dessa tarefa que geralmente representa o objetivo principal dela
  • Sua Tag ou Etiqueta
  • Se alguém comentou nessa tarefa
  • Se ela possui um checklist e quantos itens já foram cumpridos
  • Qual é a data de entrega dessa tarefa
  • Quantas e quais pessoas estão envolvidas nela.
  • A Imagem de capa da sua tarefa

 

No final o seu quadro pode acabar parecendo dessa forma:

 

exemplo de quadro do trello com varios cartões

 

O Trello criou um guia oficial para quem está iniciando e deseja conhecer mais sobre a ferramenta chamado de Trello Passo a Passo vale a pena conferir.

Quer ver como funciona na prática um quadro de processos no Trello? Veja esse exemplo de gerenciamento de tempo criado por um usuário chamado Ryan Thomson @rxthomson.

 

Gerencie seus processos com portabilidade e acessibilidade

 

Um dos pontos mais importantes para quem trabalha com tecnologia é a portabilidade das ferramentas e a possibilidade de utilizar dispositivos móveis como smartphones e tablets para poder acessar seus projetos e trabalhar de qualquer lugar do mundo.

Mas não basta ter portabilidade, o aplicativo precisa possuir uma boa usabilidade além de ser rápido e leve pois nem todos os smartphones e tablets possuem o mesmo desempenho operacional ou uma conexão móvel de qualidade.

Nesses quesitos, o aplicativo da Trello para Android ou o aplicativo para IOS parece satisfazer muito bem seus usuários, eu mesmo utilizo a versão para Android e acho extremamente útil para quem precisa estar em lugares diferentes conferindo e gerenciando projetos o tempo todo.

Você deve se perguntar: Existem aplicativos móveis disponíveis para minha plataforma preferida e os aplicativos são sincronizados instantaneamente? Isso é crucial se você precisa gerenciar seus processos de lugares diferentes.

Há ainda mais sobre o uso do Trello para Kanban pessoal. Aqui estão apenas alguns exemplos:

Trello Power Ups

O Trello suporta uma ampla gama de power-ups. A maioria deles adiciona integração com outras ferramentas (como o Slack ou Zendesk), enquanto outros adicionam recursos internos muito úteis. Você pode usar um power-up em uma conta gratuita e até três na conta gold.

Um power-up bem interessante para o Kanban pessoal é o Trello Card Repeater. Ele permite que você defina um intervalo de repetição para um cartão que uma vez definido, faz com que o Trello crie uma nova instância do cartão cada vez que o intervalo for passado.

O Trello fornece integração com o IFTTT, o que abre novas possibilidades interessantes. Igual ao suporte dos novíssimos atalhos Siri no iOS 12.

 

Documentando o progresso do seu Kanban no Trello

 

O que torna o Trello realmente poderoso e melhor que qualquer quadro Kanban físico é sua capacidade de armazenar tanta informação em larga escala. Você pode simplesmente arquivar todos os cartões das tarefas que você concluiu para poder acessá-los mais tarde, dessa forma mantém um registro completo de todo o trabalho que já foi realizado e pode passar a analisar essas informações posteriormente.

Apesar do arquivamento já ser por si só uma função extremamente útil, se você assim como eu é extremamente detalhista quando se trata de organização, pode também se organizar através de comentários, pois eles se tornam o histórico de cada tarefa, o que aumenta ainda mais sua capacidade de entender como uma tarefa foi feita alguns meses depois de conclui-la.

Existem algumas boas situações para que você possa adicionar um comentário numa tarefa, por exemplo:

  • Ao mover um cartão da coluna “Em andamento” de volta para uma das colunas de pendências, pode ser útil comentar por que você suspendeu o trabalho.
  • Ao mover um cartão para a coluna “Aguardando Aprovação”, faz sentido para saber quem é o responsável que está aguardando por essa entrega.
  • Ao finalizar um cartão, você pode comentar qual foi o resultado obtido também, o que é uma ótima forma de gerenciar desempenho.

 

Depois, como você pode acessar toda essa informação arquivada quando precisar dela? No menu do seu quadro, na seção “Mais”, você encontrará o botão / link “Elementos arquivados”, que mostra todos os elementos que já foram arquivados para a e fornece uma caixa de pesquisa. Mas eu prefiro simplesmente usar a pesquisa global, pois ela não procura apenas cartões ativos, mas também arquivados.

Abrir um cartão arquivado fornece todas as informações que você gravou lá, além das informações quando você moveu o cartão entre as colunas, quando o cartão foi arquivado e em qual lista ele foi arquivado.

 

trello ilustração movendo cartões

 

Dicas valiosas para você se organizar e gerenciar seu tempo

 

Planejar e gerenciar um projeto é impossível sem entender o esforço e o tempo necessários para concluir uma determinada tarefa. O Kanban não depende de entregas baseadas em tempo e você pode planejar a entrega diária se desejar. Ele se baseia na otimização do fluxo, o que significa que o foco da equipe sempre será concluir e esvaziar a coluna de trabalho em andamento assim que possível.

Procure sempre pensar no seu projeto em pilares, um pilar pode ser por exemplo “Mídias Sociais” ou “Programação”, dependendo do nível de detalhes e etapas que cada um desses pilares for ter no futuro, pode compensar separa-los em quadros diferentes.

Colocar um limite nas colunas do Trello pode te ajudar muito a evitar o acúmulo de tarefas, pois você sempre terá que finalizar ao menos uma tarefa para que outra possa entrar no lugar, ajudando a manter um fluxo sempre.

A estilização das colunas, cartões e quadros deixa seu projeto muito bonito, mas evite o excesso pois pode acabar atrabalhando. Lembre-se sempre, menos é mais!

 

Conclusão

 

O gerenciamento de projetos é uma atividade complexa e que se não for estruturada e pensada corretamente pode ser super estressante. Por isso é extremamente importante a utilização de métodos como o Kanban combinadas com ferramentas que tornem isso fácil, simples e rápido como o Trello.

E só porque um projeto é pequeno ou pessoal, não significa necessariamente que requer menos tempo ou esforço.

Eu separei uma lista de algumas perguntas que você pode fazer a si mesmo para saber se a sua gestão de projetos está sendo eficiente:

  • Seu processo é visualizado corretamente?
  • O “Trabalho em andamento” para cada membro da equipe é limitado para evitar acúmulos de trabalho?
  • Você se reúne com sua equipe semanalmente ou diariamente?
  • Seu quadro de Kanban é atualizado regularmente?

 

Tenha em mente que esta lista está longe de ser definitiva é apenas uma referência, pois as possibilidades de se trabalhar com essa combinação de metodologia e ferramenta são infinitas.

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