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Kanban: Exemplos Práticos para Empresas e Uso Pessoal

Muitas pessoas demoram para começar a aprender métodos de produtividade e performance como o Kanban por que pode soar como algo complicado demais para se utilizar no dia a dia, mas o caso aqui é o contrário, o Kanban é uma metodologia extremamente simples e através de exemplos práticos, fica muito mais fácil de implementar essa metodologia para equipes dentro das empresas, aumentando a produtividade em geral.

O Kanban nasceu no Japão, na década de 60 idealizado pela Toyota com o objetivo de criar uma estrutura de processos simples e robusta que pudesse ser aplicada em diversas áreas da empresa. O método é constituído basicamente de colunas, onde cada coluna representa uma etapa do processo.

Uma das ferramentas mais utilizadas hoje no mundo inteiro para quem gosta de gerenciar processos com a metodologia Kanban é o Trello, eu escrevi aqui um artigo sobre como utilizar a metodologia Kanban utilizando o Trello como ferramenta.

Como funciona a estrutura do Kanban

A estrutura do Kanban por se tratar de uma ferramenta de processos, pode ser utilizada em diferentes formatos, tanto em programas de gestão de tarefas online como o Trello ou até mesmo em uma simples folha de papel que você tenha à sua disposição, ela é feita através de etapas que seguem a seguinte ordem:

  1. A Executar ou Pendências
  2. Em execução
  3. Para aprovação ou revisão
  4. Finalizados.
exemplos práticos de kanban tabela de processos

A ideia por trás dessa estrutura é que todos os processos de um time entre numa espécie de fluxo controlado, aonde todas as demandas sejam posicionadas na coluna de “A Fazer ou Pendências” e assim que alguém iniciar esse trabalho ele será enviado para a coluna de “Execução” assim todos da equipe verão que aquela tarefa está sendo executada.

Assim que uma determinada tarefa for executada, ela deve ser enviada para a área de “Aprovação” o que fará com que os coordenadores ou responsáveis pela equipe saibam que aquela tarefa foi finalizada e deve ser aprovada, assim que ela for aprovada pode ser enviada para a coluna de “Finalizados” aonde não se misturam com as tarefas pendentes e é criado um controle de toda a atividade daquela equipe.

O grande diferencial do Kanban é justamente o fato de que você consegue enxergar todas as tarefas e a qualidade do processo como um todo apenas olhando para sua tabela em questão de segundos, sem haver a necessidade de perguntar como está o andamento para cada membro da equipe a todo momento.

Você irá começar a reparar a seguir que esse método é extremamente flexível, e apesar de ter sido criado inicialmente para suprir as demandas de uma indústria, pode ser utilizado para diversos fins, veja:

Alguns exemplos de usos práticos para o Kanban:

Equipe de atendimento ou vendas

Você pode utilizar o Kanban para organizar os processos de um time de atendimento ou vendas de uma empresa. Neste caso mostrado abaixo, nós estamos utilizando o método de uma forma bem similar a o que seria um CRM por exemplo, você colocaria os leads gerados na coluna que seria respectiva a “Fazer ou Pendências” que seria a inicial, em seguida, logo que o contato com o cliente é realizado ele entra na fase de “Execução” que neste exemplo está um pouco diferente pois ela foi afunilada, mas o conceito permanece o mesmo.

Em seguida, após ser feito o contato com o cliente e a proposta enviada aquele cliente vai para o próximo passo e assim que ele fizer uma devolutiva e uma reunião for marcada fechando o negócio, as negociações foram iniciadas e o cliente vai para o final do processo que seria o equivalente ao “Finalizado”.

Exemplo prático de Kanban:

  • Leads Gerados
  • Em execução
    • Contato Realizado
    • Precisa de definição
  • Proposta Enviada
  • Negociação Iniciada
tabela de kanban simulando um crm

Exemplo para equipes de desenvolvimento ou TI

Perceba com este exemplo prático que o Kanban não está preso ao meio ou materiais que você utiliza, neste caso, se você pensa em aplicar para uma equipe de desenvolvimento web ou de aplicativos, você pode até mesmo utilizar um quadro improvisado ou uma lousa com vários post-its onde cada post-it pode significar uma tarefa específica como “Fazer o checklist de usabilidade” ou “Verificar os aspectos de segurança do site”.

Equipes pequenas podem respeitar processos paralelos entre os desenvolvedores sem perder a visibilidade do trabalho da equipe como um todo. A coluna “Fazendo” permite que a equipe de HelpDesk compartilhe as mesmas tarefas do “A Fazer” e “Finalizado” como a equipe principal de desenvolvimento, enquanto mantém as etapas seguintes exclusivas para suas equipes.

Exemplo prático de Kanban:

  • A Fazer
  • Planejamento
  • Desenvolvimento
    • Em andamento
    • Finalizado
  • Testes
  • Implementação
  • Finalizado
kanban utilizado com post its para desenvolvimento e ti

Na área de educação

O Kanban não precisa se resumir em organização e regras. Você também pode optar por usar esse método como uma espécie de jogo que envolva  os alunos de uma maneira divertida. Use cartões coloridos, textos divertidos, visuais atraentes e até mesmo músicas para mantê-los entretidos.

Para fins educacionais, os professores podem deixar comentários e até mesmo classificar o trabalho de um aluno.

Como alternativa, você pode usar o Kanban para organizar reuniões de pais, planejamento de aulas, projetos de pesquisa, recompensas, rotações de grupo, sessões de brainstorming, como gráficos de trabalho em sala de aula, para mostrar fatos e ideias divertidas e de outras formas criativas.

Exemplo prático de Kanban:

  • Trabalhos
  • Trabalhos em andamento
  • Aprovação com os professores
  • Trabalhos concluídos

 

kanban divertido e colorido com post its

Exemplo para uso pessoal

Você também pode usar o método Kanban para fins pessoais. Veja como uma pessoa pode se certificar de que não esquece suas atividades diárias com um quadro simples, fluxos de trabalho básicos são adequados para tarefas pessoais ou até mesmo freelancers.

Esse tipo de Kanban não exige colaboração, no entanto, você pode fazer isso se quiser ter uma maneira de organizar suas tarefas diárias junto com sua família.

Tenha em mente que sua primeira tentativa pode não ser tão bem-sucedida. É preciso um pouco de prática e teste para saber exatamente como organizar sua vida pessoal.

Exemplo prático de Kanban:

  • Tarefas
  • Em Andamento
  • Tarefas Completas
exemplo prático de kanban para a vida pessoal painel

Conclusão

Quadros simples de Kanban são uma ótima forma de você começar a utilizar esse método, mas você precisa personalizá-los da sua forma e de acordo com suas tarefas se quiser ver resultados reais. No final, você poderá criar seu próprio fluxo de trabalho e encontrar a estrutura que funciona melhor para você ou sua equipe de trabalho.

No entanto, lembre-se sempre de melhorar seus quadros para um gerenciamento de trabalho mais eficiente.

Como você já deve ter percebido, o Kanban é um poderoso sistema para gerenciamento de tarefas. Se você deseja criar estruturas simples ou complexas, esse método pode garantir que você mantenha uma organização padronizada de todas as tarefas que precisam ser executadas, garantindo o aumento da sua produtividade.

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Alexandre Polselli
Especialista em SEO, Growth Marketing & Web Analytics
Artigos: 11